Indexfelder S1 bis S3 sind nicht mehr verfügbar

Im Rahmen der Einführung von Microsoft Vista werden wir, da die älteren ELOoffice-Versionen nicht mehr auf Microsoft Vista angepaßt werden, seit einiger Zeit verstärkt mit der folgenden Problematik konfrontiert ( Das trifft sowohl beim direkten Update von ELOoffice 5.0 oder 6.0 als auch bei der „Überinstallation“ und Datenübernahme aus den Versionen 4.0 und 4.5 zu ):

Es wurde – wie im ELOoffice-Handbuch bis zur Version 5.0 beschrieben – bei verschiedenen Registern in verschiedenen Ordner bei den vorhandenen Felder S1 bis S3 auf der Ablagemaske Freie Eingabe die Variable reg mit entsprechenen Einträgen angelegt. In der Ablagemaske konnte dann während der Verschlagwortung ein Begriff eingegeben/ausgewählt werden und ELO hat das Dokument automatisch im Ordner und Register passend abgelegt. In ELOoffice 7.0 sind die S1 bis S3 Felder in keiner Maske mehr zu finden. Die bisherigen Ablagemechanismen funktionieren weiter, jedoch können keine neuen eingerichtet werden.

Muß man in ELOoffice 7.0/8.0 selbst in der Ablagemaske ein Feld reg anlegen oder wie funktioniert das?

Nun, die Veränderungen in der Struktur ab ELOoffice 6.0 zu den Vorgängerversionen bis ELOoffice 5.0 ( offenere Struktur – keine feste Ebenenanzahl mehr, dadurch erhöhte Flexibilität ) haben auch dazu geführt, daß die Felder S1 bis S3 in der bisherigen Form nicht mehr existieren. Standardmäßig werden neue Strukturelemente ab der Version ELOoffice 7.0 mit der neuen Maske Strukturelement angelegt – sofern Sie dies nicht unter Systemverwaltung – Optionen – Allgemein abändern. Diese Maske ist bei mit ELOoffice 7.0 erstellten Archiven vorhanden, aus Vorversionen übernommene Archive besitzen diese Maske nach dem Update zunächst nicht – dort muß sie entweder manuell erstellt werden oder durch Export eines Elementes aus einem neuen Archiv, das mit dieser Maske verschlagwortet ist (Sie legen also ein neues Archiv an, erstellen dort einen Schrank mit der Strukturelement-Maske und exportieren es dann mitsamt der Maske) und anschließenden Import dieses Elementes incl. der Maske in Ihr Archiv.

Wir würden Ihnen dazu raten, die Strukturelement-Maske zu verwenden und die Möglichkeiten des Indexaufbaus mittels des darin vorhandenen Feldes ELOINDEX ( Beschreibung siehe ELOoffice 7.0-Handbuch ab Seite 223 ff. ) zu nutzen.

Wenn Sie jedoch entgegen dieses Rates weiterhin Ablagen in der vorherigen Form vornehmen möchten, müssen Sie die gewünschten Felder in der Maske tatsächlich selbst anlegen und somit die Freie Eingabe manipulieren, sowie die entsprechende Umstellung unter Systemverwaltung – Optionen – Allgemein – Neues Strukturelement im Archiv – vornehmen.