Kopieren von Dateien

Immer wieder taucht das Problem auf, daß ein ELO-Nutzer eine Datei per Tastenkombination (Strg+C und Strg+V) oder per Menü (Bearbeiten – Kopieren, Bearbeiten – Einfügen) an eine andere Stelle des Archives kopiert und dann das Original löscht – um danach festzustellen, daß er nach dem Löschen einer logischen Kopie bzw. mehrerer logischer Kopien gefragt wird. Dabei ist er sich sicher, eine echte Kopie und keine logische Kopie (auch Referenz genannt) erstellt zu haben.

Wie kann das sein?

Der Grund ist recht einfach: Es wird in beiden Fällen keine physische Kopie des Dokumentes erzeugt, sondern eine sogenannte logische Kopie. Diese besitzt den Vorteil, daß sie lediglich einen Verweis auf die Originaldatei darstellt und daher keinen zusätzlichen Speicherplatz benötigt. Nachteil: Beim Löschen des Originals wird auch die logische Kopie gelöscht. Veränderungen an der Verschlagwortung oder am Dokument werden an beiden Ablageorten angezeigt.

Tipp: Ob und wieviele logische Kopien es zu einem Dokument gibt, lässt sich über das Kontextmenü jedes Dokumentes (dort: Weitere Referenzen) festellen.

Eine echte physische Kopie wird nur auf einem Wege erzeugt: Indem die betroffene Datei per Drag’n’Drop in die Postbox kopiert und von dort erneut im Archiv abgelegt wird. Dies ist eine eigenständige, echte Kopie, beim Löschen des Originals wird diese Kopie nicht gelöscht. Veränderungen an der Verschlagwortung oder am Dokument werden nur am jeweiligen Dokument, das geändert wurde, angezeigt – nicht bei seinem Zwilling.