ZANZINGER GMBH

Zanzinger GmbH

Der Familienbetrieb in Crailsheim setzt auf innovative Ideen und auf die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements mit ELOoffice. Weiterlesen

Unternehmensgröße

< 10 Mitarbeiter

Branchen

Handwerk
(Hersteller)

Land

Deutschland

Ein Projekt von

id-netsolutions GmbH

"Ich arbeite gerne mit dem Computer, darum mache ich das meiste selber. Unser Ziel – ein papierarmes Büro – erreichen wir durch die Digitalisierung sämtlicher Handaufzeichnungen und mit Hilfe der intelligenten Daten- und Projektstruktur in ELOoffice."

Michael Zanzinger, Geschäftsführer

ANFORDERUNGEN & LÖSUNGEN

  • Anbindungen an Drittsysteme
  • ERP-Integration
  • Archivierung/ Storage
  • Informationsmanagement
  • CRM-Integration
  • Recherche & Volltext
  • E-Mail-Management

ELO-MODULE & SCHNITTSTELLEN

  • ELO Print&Archive
  • ELO Scan&Archive

DAS PROJEKT AUF EINEN BLICK

UNTERNEHMEN

Die Zanzinger GmbH in Crailsheim hat sich auf die Fertigung und Montage von Wintergärten, Terrassenüberdachungen, Vordächern sowie Haustüren und Fenstern spezialisiert.

DIE HERAUSFORDERUNG

Bewältigung der wachsenden Papierflut durch Digitalisierung von Geschäftsprozessen 

DIE LÖSUNG
  • Einführung von ELOoffice
  • Automatische E-Mail-Archivierung
  • Anbindung an vorhandene ERP- und CRM-Systeme
DER NUTZEN
  • Schnelles Auffinden von Dokumenten
  • Nachvollziehbarkeit von Änderungen
  • Reduzierung papiergebundener Geschäftsabläufe

Das Fenster in die digitale Zukunft

Die Zanzinger GmbH in Crailsheim blickt auf eine mehr als 100 Jahre alte Tradition zurück und steht dabei zugleich für besonders innovative Ideen im Handwerk. Für die Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse mit ELOoffice ist Zanzinger 2018 mit dem „Thalhofer Innovationspreis“ ausgezeichnet worden.

Gegründet wurde das Unternehmen bereits vor 1900 – womit die Zanzinger GmbH auf eine beinahe 120 Jahre andauernde Firmengeschichte zurückblickt. Der Familienbetrieb wird heute bereits in der fünften Generation geführt und steht für herausragende Qualität im Handwerk. Zanzinger hat sich stets an aktuellen Entwicklungen orientiert und sich dabei immer wieder neu erfunden. Seit 1984 ist das Unternehmen auf den Bau von Wintergärten spezialisiert und damit sehr erfolgreich. Heute beschäftigt die Zanzinger GmbH insgesamt zehn Mitarbeiter und fertigt Wintergärten, Vordächer, Haustüren, Fenster und vieles mehr auf einer Produktionsfläche von mehr als 1300 Quadratmetern. Mit dem wachsenden Erfolg nahm allerdings auch die Papierflut im Unternehmen immer weiter zu. Deshalb setzt der Familienbetrieb heute mit ELOoffice auf digitales Dokumentenmanagement. Eine wegweisende Entscheidung, die dem Unternehmen für seine innovativen Ideen bei der Digitalisierung im Handwerk den „Thalhofer Innovationspreis“ 2018 eingebracht hat.

 

Digitalisierung Schritt für Schritt

Die Begeisterung für innovative Ideen reicht bei der Zanzinger GmbH bis in das 19. Jahrhundert zurück. Schon immer war der Familienbetrieb bei der Suche nach neuen Geschäftsfeldern sehr kreativ. So hat sich das Unternehmen von einer kleinen Schreinerei bis hin zu einem Komplettanbieter für Wintergärten, Überdachungen und Vordächer entwickelt. Darüber hinaus bietet Zanzinger auch Haustüren und Holz-Alu-Fenster an und sorgt damit für individuelle Hauseingänge und Erscheinungsbilder.

Bereits zu Beginn der 1990er Jahre erkannte man bei Zanzinger das enorme Potenzial der Digitalisierung bestimmter Geschäftsbereiche. Mit dem ersten PC im Betrieb begann damals der Weg hin zum papierarmen Büro. Schnell folgten 3D-Zeichnungen und Pläne am Computer, damit Kunden ein besseres Bild ihrer künftigen Wintergärten und Überdachungen bekommen konnten. Die Anforderungen an die Dokumentation in diesem Bereich sind jedoch in den vergangenen Jahren immer weiter gestiegen und die Papierflut ist aufgrund der guten Auftragslage ebenfalls stark angewachsen. Deshalb machte sich die Zanzinger GmbH im Jahre 2014 auf die Suche nach einer Dokumentenmanagement-Lösung, um einerseits Papierdokumente sicher und rechtskonform archivieren zu können. Andererseits sollte die Lösung auch dazu dienen, Geschäftsabläufe zu verschlanken und zu automatisieren, um effizienter arbeiten zu können.

 

Das papierarme Büro mit ELOoffice

Schnell ist man mit dem Dokumentenmanagement-System ELOoffice aus dem Hause ELO Digital Office fündig geworden. ELOoffice hilft heute der Zanzinger GmbH nicht nur dabei, alle Dokumente und E-Mails digital zu verwalten. Vor allem lässt sich die Software perfekt in vorhandene Abläufe integrieren und sie kommuniziert über entsprechende Schnittstellen mit anderen Programmen, wie zum Beispiel dem eingesetzten CRM-System cobra® CRM. Dies macht ELOoffice zu einer Komplettlösung für digitales Dokumentenmanagement, mit der das Unternehmen die immer größer werdenden Papierberge deutlich reduzieren konnte.

Inzwischen verwaltet Zanzinger nahezu alle Dokumente und insbesondere auch E-Mails mit ELOoffice. Über die CRM-Anbindung werden zum Beispiel Lieferantenbelege blitzschnell und einfach einer entsprechenden ID-Nummer zugeordnet. Zur besseren Wiederauffindbarkeit werden die Belege dann in ELOoffice mit Indexwerten versehen und abgelegt. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie zunächst eingescannt werden oder bereits digital vorliegen – das Zusatzmodul ELO Scan&Archive erledigt die Dokumentenablage direkt nach dem Scannen im Posteingang automatisch.

Auch ausgehende Belege werden nun mit ELOoffice automatisch verwaltet. Die Funktion ELO Print&Archive macht dies möglich: Ausgangsbelege werden aus verschiedenen Applikationen heraus gedruckt, mit einem Klick in ELOoffice abgelegt und für den Versand bereitgestellt. Damit spart sich der Familienbetrieb eine Menge Papierkram und profitiert von automatisierten, digitalen Geschäftsabläufen.

 

Zentrale Datenverwaltung – natürlich digital

Dank ELOoffice sind nun alle wichtigen Daten jederzeit am PC abrufbar. Und mit Hilfe des Zusatzmoduls docufied® structures des ELO Business Partners id-netsolutions wird die strukturierte Ablage in ELOoffice noch weiter optimiert: Über eine Datenbankabfrage stellt das Modul zunächst die Verbindung zwischen Kontaktdaten aus dem CRMSystem und Auftrags- bzw. Vorgangsdaten aus dem ERP-System Lexware her. Diese Informationen werden in die Verschlagwortung eines Dokuments in ELOoffice übernommen, damit dieses später ganz leicht wieder auffindbar ist. Darüber hinaus ordnet docufied® structures das Dokument an der exakt dafür vorgesehenen Stelle im ELOoffice Archiv ein. Ist die vorgegebene Struktur noch nicht vorhanden, wird sie vollautomatisch erzeugt. So wird zum Beispiel eine eingehende Auftragsbestätigung eines Lieferanten zunächst mit der KundenID aus dem CRM-System versehen. Im Anschluss wird der Beleg automatisch in ELOoffice im Kundenordner unter Kundendaten > Jahr > Kunden-ID abgelegt.

Über so genannte Referenzen kann ein im ELOoffice Archiv abgelegtes Dokument zudem als Kopie an verschiedenen Stellen angezeigt werden. Diese Referenzen benötigen keinen zusätzlichen Speicherplatz und werden mit docufied® structures ebenfalls automatisch erstellt. Am Beispiel der Auftragsbestätigung des Lieferanten heißt dies: Der Beleg liegt im Kundenordner und eine Referenz des Belegs findet sich gleichzeitig im Auftragsordner.

 

Ein Preis für innovative Ideen

Mit seinem Gesamtkonzept des papierarmen Büros hat sich Michael Zanzinger 2018 für den Thalhofer Innovationspreis beworben, lautete das übergeordnete Thema des ausgeschriebenen Preises doch „Digitalisierung im Schreinerhandwerk“. Bei diesem Thema ist der Familienbetrieb aus Crailsheim in der Tat Vorreiter und konnte die Jury mit seiner durchdachten Digitalisierungsstrategie auf der ganzen Linie überzeugen.

Der erste Preis in der Kategorie der Betriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern ist für Michael Zanzinger vor allem ein Ansporn, den Weg in die Digitalisierung konsequent weiter zu gehen. Neben dem digitalen Dokumentenmanagement mit ELOoffice und der Integration sämtlicher eingesetzter IT-Systeme möchte das Unternehmen auch die Virtualisierung von 3D-Modellen immer weiter vorantreiben, damit Kunden in Zukunft einen noch besseren Eindruck von ihren zukünftigen Wintergärten und Überdachungen bekommen.

Darüber hinaus plant die Zanzinger GmbH bis zum Ende des Jahres 2018, papiergebundene Prozesse noch weiter zu digitalisieren. Schon bald sollen Auftragsbelege nur noch digital verwaltet werden. In Papierform werden künftig lediglich diejenigen Dokumente aufbewahrt, bei denen dies gesetzlich vorgeschrieben ist, wie zum Beispiel bestimmte Vertragsdokumente. Damit entwickelt sich das papierarme Büro dank ELOoffice immer weiter zu einem papierlosen Büro.

IT-UMGEBUNG

ERP-SYSTEM/ FINANZBUCHHALTUNG:
Lexware

BETRIEBSSYSTEM:
Windows 10

CRM:
Cobra