W & S VERPFLEGUNGSWELT GMBH

W & S Verpflegungswelt GmbH

Schnelle Ablage von Rapportberichten, Wartungsblättern und Eingangsrechnungen - die Übersicht hat oberste Priorität. Weiterlesen

Unternehmensgröße

< 10 Mitarbeiter

Branchen

Lebensmittelindustrie, Nahrung, Genuß, Handel, Gastronomie & Hotelgewerbe

Land

Deutschland

ANFORDERUNGEN & LÖSUNGEN

  • Archivierung/ Storage
  • Posteingangsmanagement
  • Recherche & Volltext
  • Rechnungsmanagement

ELO-MODULE & SCHNITTSTELLEN

DAS PROJEKT AUF EINEN BLICK

UNTERNEHMEN

Die W & S Verpflegungswelt GmbH wurde im Jahr 2001 gegründet. Zusammen mit der Erfahrung der Weimer Handelsvertretung kann die W & S Verpflegungswelt GmbH heute auf eine Erfahrung von mehr als 20 Jahren rund um die betriebliche Verpflegung zurück blicken. Ihre Kunden profitieren auf ganzer Linie von W + S als professionellem Berater im Verpflegungsbereich. Angefangen bei der Erstellung, der auf den Bedarf der Kunden zugeschnittenen Konzepte, bis hin zu deren Umsetzung und Realisierung. Die Kunden sind namhafte Industrie-Unternehmen, Banken, Möbelhäuser, Versicherungen sowie Kliniken, Alten- und Pflegeheime.

DIE HERAUSFORDERUNG

Bei der W+S Verpflegungswelt fallen durch einmalige oder serviceorientierte Aufträge täglich eine Vielzahl an Rapport- und Wartungsbelegen an. Diese sollten digital abgelegt werden, da die Suche in den herkömmlichen Papierordnern extrem zeitaufwendig ist. Die Eingangsrechnungen sollten ebenfalls zur besseren Recherche in ELO abgelegt werden.

DIE LÖSUNG

Mit ELOoffice 10 wurden hier die optimalen Voorraussetzungen geschaffen:

die Rapport- und Wartugsbelege werden direkt nach dem Abgeben durch den Servicemitarbeiter in der Verwaltung eingescannt und anschließend nach der Vergabe der wichtigsten Kriterien automatisch in ELO abgelegt. Die Eingangsrechnungen werden ebenfalls automatisiert in die entsprechende Struktur abgelegt.

DER NUTZEN

Die Rapport- und Wartungsbelege werden nun nicht nur automatisch in einem Kundenordner in ELO abgelegt sondern per OCR Volltexterkennung für jedermann durchsuchbar gemacht. Die Eingangsrechnungen sind ebenfalls schnell zur Hand und können bei Bedarf per Mausklick vie E-Mail komfortabel an den Steuerberater gesendet werden.

Die Notizen, welche die Außendienstmitarbeiter während ihrer Kundenbesuche anfertigen, sind von großer Wichtigkeit. Die Dokumentenverwaltung beruhte vor Einführung von ELO fast ausschließlich auf Papierakten und Karteikarten und wurde bisher in einem komplizierten und unübersichtlichen Ablagesystem hinterlegt. Der Wissensstand der einzelnen Mitarbeiter war dadurch nicht einheitlich. Die Dokumente, die für die Mitarbeiter relevant sind, werden seit der Einführung von ELOoffice eingescannt und unter dem entsprechenden Kunden abgelegt. Die internen Abläufe sowie die Suche nach Informationen haben sich dadurch erheblich verbessert. Das Wissen der Mitarbeiter ist auf einem weitestgehend ähnlichen Stand.

IT-UMGEBUNG

BETRIEBSSYSTEM:
Windows 8