SOZIALVERBAND DEUTSCHLAND E. V.

Sozialverband Deutschland e. V.

Einsatz von ELO-Office im Kreisverband Rendsburg-Eckernförde.  Weiterlesen

Unternehmensgröße

< 10 Mitarbeiter

Branchen

Gemeinnützige Organisationen, Rechtswesen, Verbände & Vereine

Land

Deutschland

Ein Projekt von

easyKom GmbH & Co. KG

ANFORDERUNGEN & LÖSUNGEN

  • Anbindungen an Drittsysteme
  • Archivierung/ Storage
  • CRM-Integration
  • Digitale Aktenverwaltung/ E-Akte
  • E-Mail-Management
  • Posteingangsmanagement
  • Workflow

DAS PROJEKT AUF EINEN BLICK

UNTERNEHMEN

Der Kreisverband Rendsburg-Eckernförde betreut über 6000 Mitglieder mit über 1000 laufenden Verfahren.

DIE HERAUSFORDERUNG

Der komplette Papier-Workflow wurde innerhalb eines Jahres auf digitales Dokumenten-Management umgestellt.

DIE LÖSUNG

Eine aktive Schnittstelle von der Mitglieder-Datenbank zur ELO-Datenbank benötigt nur eine zentrale Dateneingabe, die Ordnerstrukturen pro Mitglied werden automatisch erstellt und gepflegt.

DER NUTZEN

Der geringfügig höhere Aufwand bei der Erstanlage eines Mitgliedes durch Einscannen der Unterlagen wird durch das spätere schnelle Auffinden und Bereitstellen der Unterlagen bspw. direkt beim Telefonat mehr als kompensiert.

Die Notizen, welche die Außendienstmitarbeiter während ihrer Kundenbesuche anfertigen, sind von großer Wichtigkeit. Die Dokumentenverwaltung beruhte vor Einführung von ELO fast ausschließlich auf Papierakten und Karteikarten und wurde bisher in einem komplizierten und unübersichtlichen Ablagesystem hinterlegt. Der Wissensstand der einzelnen Mitarbeiter war dadurch nicht einheitlich. Die Dokumente, die für die Mitarbeiter relevant sind, werden seit der Einführung von ELOoffice eingescannt und unter dem entsprechenden Kunden abgelegt. Die internen Abläufe sowie die Suche nach Informationen haben sich dadurch erheblich verbessert. Das Wissen der Mitarbeiter ist auf einem weitestgehend ähnlichen Stand.

IT-UMGEBUNG

BETRIEBSSYSTEM:
Windows 7