SC OTTERNDORF E.V.

SC Otterndorf e.V.

Der SC Otterndorf e.V. verwaltet seine Unterlagen neuerdings mit ELOoffice, das er über Stifter-helfen.de erhalten hat. Weiterlesen

Unternehmensgröße

< 25 Mitarbeiter

Branchen

Gesundheitswesen, Freizeit, Vergnügen & Touristik, Bildungseinrichtungen

Land

Deutschland

ELO-Office 9.0 ist als zentrale Sammel- und Verwaltungsstelle ein phantastisches Instrument.

Hans-Werner Rudat, Vereinsvorsitzender

DAS PROJEKT AUF EINEN BLICK

UNTERNEHMEN

Der SC Otterndorf ist ein sehr aktiver Sportverein.

DIE HERAUSFORDERUNG

Vereinsunterlagen müssen richtig abgelegt und schnell wiedergefunden werden.

DIE LÖSUNG

ELOoffice von Stifter-helfen.de bringt die Lösung für die Aktenberge.

DER NUTZEN

Unterlagen werden schnell gefunden, sicher abgelegt, die Arbeit macht mehr Freude.

Der SC Otterndorf bewegt die Region

Der SC Otterndorf e.V. wurde am 13. November 1996 gegründet. Die Hauptangebote des Vereins liegen bei Ju-Jutsu, Selbstverteidigung sowie Fitness und Gesundheit. Vor allem im Bereich Gesundheitssport gab es in den vergangenen Jahren einen großen Zuwachs, inzwischen bietet der Verein drei gesundheitsfördernde Kursinhalte an. Durch das Vergrößern des Angebots und steigender Mitgliederzahlen erhöhte sich die Zahl der aus allen Bereichen anfallenden Dokumente drastisch. Dank ELOoffice und Stifter-helfen.de ist das beim SC Otterndorf perfekt organisiert. Die Wissenschaft hat es längst bewiesen: Maßvolle und altersangemessene Bewegung fördert den Gesundheitszustand und kann den Alterungsprozess verlangsamen. Und das gilt ein Leben lang. Daher bietet der SC Otterndorf ein breitgefächertes Angebot für alle Altersgruppen. Im Ju-Jutsu gibt es beispielsweise eine große Kindergruppe, sowie Gruppen für Jugendliche & Erwachsene – mit einem hochklassigen Trainerteam (sechs Schwarzgurtträger, davon zwei Großmeister mit 6. und 7. Dan). Zudem gibt es mehrere Fitnesskurse (Rückenschule, Kreislauftraining, Fit ab 50) und Trainingskurse in Unternehmen. Der SC Otterndorf ist Mitglied im KSB Cuxhaven e. V. und im NJJV e. V.

Mehr Kurse, mehr Dokumente

Das Vergrößern des Angebots in den drei Bereichen Gesundheitssport, Kampfsport und Selbstbehauptung (Kurse für Firmen, Vereine, Interessengruppen – Mädchen und Frauen), brachte dem gemeinnützigen Verein steigende Mitgliederzahlen. Allerdings stieg damit auch die Arbeitsbelastung in der Vereinsverwaltung, eine stetig zunehmende Dokumentenmenge aus den unterschiedlichsten Bereichen musste bearbeitet und abgelegt werden. Daher wurde eine organisierte Verwaltung mit effektiver, moderner und intuitiver Bedienungsoberfläche erforderlich. Die Vereinsführung überlegte deshalb, mit welcher Software man eine logische Ablage aller Dokumente und Dateien, ein schnelles Wiederfinden und eine termingerechte Wiedervorlage am besten organisieren könnte. Schnell wurde klar, ein Dokumenten-Management-System (DMS) musste her. Da die ELO Produkte schon seit Jahren im Verein bekannt waren (eine der ersten Versionen wurde bereits einmal als Testumgebung genutzt), war die Wahl schnell getroffen.

ELOoffice integriert sich nahtlos

Schnell zeigte sich eine der Stärken von ELOoffice: Die Integration in und die Zusammenarbeit mit nahezu jeder Softwareumgebung. Beim SC Otterndorf ist z.B. die MS Office-Produkt­reihe sowie u.a. das WISO-Vereinsverwaltungsprogramm und WISO-Mein Geld im Einsatz. Darüber hinaus werden Multimediaanwendungen und ein Online-Banking-Programm genutzt. Der Vereinsvorsitzende Hans-Werner Rudat erzählt: „ELO-Office 9.0 ist als zentrale Sammel- und Verwaltungsstelle ein phantastisches Instrument. Dieser Ansatz der Software ist zunächst etwas befremdlich – nach einer Gewöhnungsphase macht es aber richtig Spaß, sich in das Programm hinein zu lernen.“

Stifter-helfen.de – IT for Nonprofits

Die Software ELOoffice für elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement erhielt der SC Otterndorf über Stifter-helfen.de – IT for Nonprofits. Inzwischen wird beim SC Otterndorf begeistert gescannt und digitalisiert. Im Vordergrund der Arbeit in der Vereinsverwaltung steht aber das E-Mail-Management und die Archivierung unterschiedlichster Dokumenten­arten mit typischen Verwaltungsfunktionalitäten, beispielweise der Wiedervorlage. Der konkrete Nutzen für den gemeinnützigen Verein ist immens: Es gibt jetzt eine funktionelle Ablage, wobei die Indizierung (Verschlagwortung) der einzelnen Dokumente über vielfältig anpassbare Dokumentenmasken erfolgt. Die Suche nach einzelnen Unterlagen ist aufgrund der im ELO Archiv zentral gespeicherten Dokumente äußerst effizient und schnell. Zudem wurden die meisten Arbeitsabläufe vereinfacht.

Fazit

Kein Wunder also, dass das Fazit von Hans-Werner Rudat eindeutig positiv ausfällt: „ELOoffice ist eine vielseitige Arbeitsumgebung. Am Anfang gibt es einen erhöhten Einarbeitungsbedarf, dann ist es aber eine sehr nutzbringende Anwendung. Lobenswert ist auch der hervorragende Support – keine noch so unwichtige Frage bleibt unbeantwortet.“ Insgesamt sind die Datenstrukturen beim SC Otterndorf schlanker geworden und da es in der Vereinsverwaltung jetzt keine Doppelablagen mehr gibt, reduzierte sich auch der Hardwarebedarf deutlich – worüber sich der Vereinsvorsitzende Hans-Werner Rudat ganz besonders freut.