RECHTSANWALTSKANZLEI CARLS

Rechtsanwaltskanzlei Carls

Die Rechtsanwältin Stefanie Carls hat der Trägheit der Dokumentenverwaltung einen Riegel vorgeschoben und in ihrer Kanzlei im September 2009 ELOoffice eingeführt. Weiterlesen

Unternehmensgröße

< 10 Mitarbeiter

Branchen

Rechtswesen

Land

Deutschland

Mit ELOoffice haben wir unsere Informationsrecherche beschleunigt und einen schnellen Zugriff auf alle abgelegten Akten. Das wirkt sich natürlich auch auf unseren Kundenservice aus, denn dementsprechend schnell beantworten wir jetzt auch Fragen von Mandanten zu abgeschlossenen Vorgängen.

Stefanie Carls, Rechtsanwaltskanzlei Carls

ANFORDERUNGEN & LÖSUNGEN

  • Archivierung/ Storage
  • Digitale Aktenverwaltung/ E-Akte
  • Rechtskonforme Archivierung

Alle Akten im Blick

Das papierbasierte Arbeiten fördert in der Regel die Trägheit innerhalb der Dokumentenverwaltung: Das lange Suchen in Papierarchiven und die mangelnde Übersicht zum aktuellen Status eines Vorgangs verlangsamen die Informationsverfügbarkeit - auch gegenüber dem Kunden. 

Die Rechtsanwältin Stefanie Carls hat der Trägheit der Dokumentenverwaltung einen Riegel vorgeschoben und in ihrer Kanzlei im September 2009 ELOoffice eingeführt. Aufgrund der Menge an Dokumenten unterhält die Kanzlei ein externes Archivlager. Die Kosten für das Archiv will sich Stefanie Carls in Zukunft mit ELOoffice sparen: „Im Jahr 2015 sind die Aufbewahrungsfristen meiner Altdaten abgelaufen und ich kann unser Papierarchiv komplett aufl ösen, ab dem Zeitpunkt liegt dann alles im elektronischen ELO-Archiv.“

Zeit sparen mit elektronischen Akten

Seit Einführung des Dokumenten-Management-Systems (DMS) ELOoffice werden alle Papierdokumente eingescannt und elektronisch bearbeitet. Ziel ist ein schneller Zugriff auf alle abgelegten Akten sowie eine transparente Übersicht über die Aktenvorgänge. Bei der Installation und Anpassung der Software stand der Kanzlei das IT-Systemhaus FrommEDV zur Seite. ELOoffice ist über Makros nahtlos mit den Microsoft Office-Anwendungen sowie Outlook verbunden. Mitarbeiter archivieren die Geschäftsdokumente und E-Mails direkt aus den Anwendungen in die entsprechende ELOoffice-Archivstruktur. Papierdokumente werden über einen Fujitsu fi-6130-Scanner in ELOoffice archiviert. Die Kanzlei legt Rechnungen, Schriftwechsel und den E-Mailverkehr in Mandanten-Akten ab. Die Dokumente sind sortiert nach Mandanten-Namen und Aktenzeichen. Die Schulung der beiden Mitarbeiter hat ca. 5 Stunden in Anspruch genommen. „Auch wenn das Arbeiten mit ELOoffice anfangs ungewohnt war, so haben sich die Mitarbeiter schnell mit der Software vertraut gemacht“, erzählt Rechtsanwältin Carls.

Schneller Zugriff auf Akten

Die Vorteile der DMS-Software beeinflussen die Mitarbeiterakzeptanz positiv. Denn das lange Suchen nach Informationen gehört mit ELOoffice der Vergangenheit an, wie auch Stefanie Carls bestätigt: „Mit ELOoffice haben wir unsere Informationsrecherche beschleunigt und einen schnellen Zugriff auf alle abgelegten Akten. Das wirkt sich natürlich auch auf unseren Kundenservice aus, denn dementsprechend schnell beantworten wir jetzt auch Fragen von Mandanten zu abgeschlossenen Vorgängen. Ein weiterer Vorteil ist die umgehende Übersicht der Aktenvorgänge.“

Auch unterwegs im Vorteil

Als Rechtsanwältin ergeben sich auch viele Außentermine. Mit ELOoffice nimmt Stefanie Carls ihre Daten einfach mit und ist auch unterwegs nicht von ihren Geschäftsinformationen abgeschnitten: denn Akten lassen sich aus ELOoffice einfach auf das Notebook herunterladen.