OLIVER SCHNEIDER

Oliver Schneider

Oliver Schneider nutzt ELOffice privat und spart dadurch vor allem sehr viel Zeit, die er für seine Familie nutzt. Weiterlesen

Unternehmensgröße

< 10 Mitarbeiter

Branchen

Informationstechnologie, Dienstleistungen, Berater

Land

Deutschland

Vor allem wenn man Dokumente sucht, weiß man, was eine elektronische Ablage Wert ist. In ELO finde ich jedes Dokument zwischen 10 und 30 Sekunden.

Oliver Schneider mit Familie

Dokumentenmanagement für die ganze Familie

Wozu braucht ein Privatanwender eigentlich elektronisches Dokumentenmanagement? Diese Frage wird uns oft gestellt und wir finden, das können unsere Kunden am besten beantworten:
Oliver Schneider ist Softwareentwickler in der Verpackungs- und Displaybranche und kam berufl ich mit dem Thema Dokuntenmanagement-Systeme (DMS) in Berührung. Interessehalber wollte er herausfinden, ob die Vorteile eines DMS für den privaten Bereich genauso gelten wie für den unternehmerischen. Sehr bald stellte sich heraus, dass DMS nicht nur Nutzen und Spaß bringt sondern auch viel Zeit spart.

Das Experiment beginnt: die Anfänge

Einmal installiert, fing Oliver Schneider sofort an, seine Dokumente ins ELOoffice-Archiv einzuscannen. Schnell zeigte sich, die „wilde“ Ablage ist nicht der  optimale Weg, um ins Dokumentenmanagement einzusteigen; Denn auch ein elektronisches Archiv sollte strukturiert sein, wie Herr Schneider rät: „Sehr wichtig ist es, sich vorher umfassend Gedanken über eine saubere Ordnerstruktur zu machen und nicht einfach wild drauf los zu archivieren. Nach und nach habe ich meine Ordnerstruktur gefunden und vorher auch mit den Scanprofilen experimentiert, um eine optimale Abstimmung zwischen Qualität und Dateigröße zu finden. Anfänglich war das natürlich eine Menge Arbeit, die sich aber später mehr als ausgezahlt hat.“

Der Familienvater nutzt vor allem die Möglichkeiten der automatischen Ablage, die im Vergleich zur klassischen Papierablage sehr viel Zeit spart, hierzu Oliver Schneider: „Elektronisch lege ich meine Dokumente heute im Vergleich zu früher sehr viel schneller ab. Das Dokument kommt in den Scanner und los gehts. In ELO habe ich mir Vorlagen gespeichert, so dass immer wieder anfallende Dokumente wie z.B. Reisekostenabrechnungen sehr schnell verschlagwortet sind. Wenn es ein Dokumententyp ist, der bei mir automatisiert ist, erstellt ELO hier bei Bedarf die Ordnerstruktur automatisch und verschiebt das Dokument aus der Postbox in den Ordner.“

ELO live in der Praxis: Rechnungsarchivierung

ELOoffice bietet viele Automatismen an. Es lassen sich Ablagemasken erstellen, durch die das manuelle Bearbeiten der Dokumente entfällt. Oliver Schneider gibt
hierzu ein weiteres Beispiel: „Für Rechnungen habe ich eine Ablagemaske erstellt, die neben den Standardfeldern weitere Felder wie z.B. Lieferant, Kunden-Nr., Rechnungsbetrag, Art der Bezahlung sowie das Datumsfeld „Garantie bis“ verwaltet. Aus diesen Informationen erstellt ELO automatisch eine Ordner- und Referenzstruktur (z.B. Firmen \ M \ MediaMarkt \ 2010) und legt das Dokument dort ab. Zudem versehe ich Rechnungen mit einem automatischen Verfallsdatum, so dass ich diese später nicht händisch aussortieren muss. Das spart eine Menge Zeit.“

Wie aus 24 Leitz-Ordnern einer wurde

Oliver Schneider hat mittlerweile seine gesamten Unterlagen und die der Familie ins ELO Archiv eingescannt, das sind z.B. Gehaltsabrechnungen, Firmenanschreiben, Krankenakten, Rechnungen oder Kindergartendokumente. „Im Original habe ich ausschließlich nur noch sehr wichtige Urkunden und Dokumente wie Geburts-, Hochzeitsurkunde oder Fahrzeugbriefe. Als Resultat ist von 24 Leitz-Ordnern am Ende nur noch einer übrig geblieben“, sagt Oliver Schneider.

Anwenderfreundliche Bedienung

Darüber hinaus nutzt auch die Ehefrau von Oliver Schneider ELOoffice erfolgreich: „Meine Frau Sonja ist selbstverständlich auch aktive und begeisterte Nutzerin.
Sie konnte ELO nach einer sehr kurzen Einarbeitungszeit sofort bedienen. Die meisten Dokumente werden automatisch abgelegt, so dass auch sichergestellt ist, das unsere gemeinsame Ablage nach dem gleichen Schemata funktioniert.“

ELOoffice to go?

Abschließend erzählt Oliver Schneider, dass er ELOoffice bei Bedarf auch überall hin mitnimmt: „Ein weiterer praktischen und komfortablen Grund für ELO ist, ich kann mir von allen Dokumenten eine Art „Offline-Kopie“ inkl. Viewer erstellen. Somit habe ich auch unterwegs alle Dokumente auf einem einzigen USB-Stick komplett dabei. Welche Vorteile allein diese Möglichkeit bietet, brauche ich wohl nicht zu kommentieren.“

Die Top-Ten-Vorteile von Oliver Schneider:

  1. Ich finde jedes Dokument in ein paar Sekunden
  2. Volltext- und Direktsuche
  3. Die Möglichkeit von Stempel bzw. Kommentaren auf den eingescannten Dokumenten
  4. Das automatische referenzieren in Sammelordnern
  5. Automatisierte Ablage der Dokumente in der erzeugten Ordnerstruktur
  6. Hinterlegung eines Verfallsdatums, damit entfällt das lästige „Aufräumen“ wie bei der Papierablage
  7. Möglichkeit Gesprächsnotizen an Dokumente anzuhängen
  8. Möglichkeit Archivdokumente via Mail oder Fax weiterzuleiten
  9. Versionierungen von Archivdokumenten
  10. Möglichkeit von Ein- und Auschecken von Dokumenten