JENNY AG

Jenny AG

Die Jenny AG hat mit ELOoffice die Abläufe für Ihre Kunden optimiert und kann nun noch schneller agieren. Weiterlesen

Unternehmensgröße

< 10 Mitarbeiter

Branchen

Energie- & Versorgungs-
wirtschaft, Dienstleistungen

Land

Deutschland

Ein Projekt von

id-netsolutions GmbH

ELO hat das Prinzip der 'digitalen Aktenstruktur', so dass wir
auf unser Ablagesystem aufsetzen können.

Sascha Jenny, Vorstand

ANFORDERUNGEN & LÖSUNGEN

  • Archivierung/ Storage
  • Import/ Export
  • Wissensmanagement
  • Digitale Aktenverwaltung/E-Akte
  • Vertragsmanagement
  • E-Mail-Management
  • Outputmanagement
  • Geschäftsprozess-Management
  • Recherche & Volltext

ELO-MODULE & SCHNITTSTELLEN

  • ELO OCR

DAS PROJEKT AUF EINEN BLICK

UNTERNEHMEN

1998 gegründet hat sich die Jenny AG rasant entwickelt und ist heute ein wichtiger Player, wenn es um das Thema Solarstrom geht. Neben der Technik vermittelt die Jenny AG auch das Know-how.

DIE HERAUSFORDERUNG

Bei der Jenny AG fielen unzählige Unterlagen und Papierdokumente an. Diese Papierberge zu verringern und die Abläufe dabei noch schneller zu machen, hat ELOoffice geschafft. 

DIE LÖSUNG

ELOoffice als leicht handhabbare Software für das Dokumenten-Management hat der Jenny AG geholfen, die Prozesse transparenter zu gestalten und dabei noch schnell zu agieren.

DER NUTZEN

Die Vielzahl an unterschiedlichen Dokumentenarten sowie deren Masse war für die Jenny AG ein Zeitfresser. ELOoffice hat das Problem und mit ihm auch die Papierberge beseitigt.

Elektrotechnik mit innovativen Ideen

Die Geschichte des Bad Oldesloer Unternehmens Jenny AG begann 1998, als sich der Elektrotechnikmeister Sascha Jenny mit der Gründung der Personengesellschaft „Sascha Jenny Elektrotechnik“, selbstständig machte, die er schon im Juli in die Jenny Elektrotechnik GmbH umwandelte. Dank fachlicher Kompetenz und zuvorkommendem Service stand einer positiven Entwicklung nichts im Wege. Bereits im Jahr 2000 wurde der erste Mitarbeiter und der erste Auszubildende eingestellt und das Betätigungsfeld ausgebaut. Von Anfang an basiert der Erfolg des Unternehmens auf innovativen Ideen – die Jenny AG ist seit vielen Jahren an regenerativen Projekten für erneuerbare Energien beteiligt und wurde beispielsweise 2002 offizieller Errichter für Solarstromanlagen. Bereits 2005 gab es den ersten Solarstrom-Infoabend in Hamburg-Farmsen, weitere Infoabende und Infotage, z.B. zum Thema „Erneuerbare Energien“ folgten. 2006 errichtete der Betrieb die erste Solar-Großanlage in Bad Segeberg. 2011 begann der Bau des neuen Informations- und Betriebszentrums und 2012 wurde die Jenny AG gegründet, mit Sascha Jenny als Vorstand und kreativem Kopf, dem die innovativen Ideen nicht ausgehen.

 

Mit gutem Beispiel vorangehen

Auf dem Parkplatz der Jenny AG entsteht derzeit die erste eZapfstelle mit Solarstrom-Speicher in Schleswig Holstein. Nach der Fertigstellung im Herbst 2014 wird das Tanken auf 2 Lade(Park)plätzen kostenlos angeboten und selbstverständlich wird es bei der Jenny AG dann auch eMobilität im eigenen Hause geben. Schließlich will man in der Region etwas verändern und geht daher mit gutem Beispiel voran, um den Bürgern diese neue Art der Fortbewegung näher zu bringen. „Wer etwas bewegen will, der muss Dinge tun, die unüblich sind und die die anderen nicht anpacken“, ist Sascha Jenny überzeugt. Und der Erfolg gibt ihm Recht: Heute hat die Jenny AG 20 Mitarbeiter und diese Zahl soll sich in den nächsten 10 bis 12 Jahren verdoppeln. Ein Ende der Erfolgsstory ist also nicht in Sicht.

 

Papierflut eindämmen

Das steigende Auftragsvolumen führte natürlich auch zu mehr Verwaltung und einem hohen Papieraufkommen: Angebote, Kalkulation, Auftragsbearbeitung, Vertragsunterlagen, Dokumentation und Schriftverkehr – alles muss korrekt abgelegt werden. Nach der Einführung eines „Mappen“-basierten Systems für die Ablage war schließlich im Jahr 2009 die Zeit reif für eine Umstellung auf „digitale Mappen“. Nach einer ausgiebigen Marktsondierung entschied man sich vor allem aus zwei Gründen für ELOoffice: Das Dokumenten-Management-System basiert auf dem Prinzip „Aktenschrank, Ordner und Register“, so dass man auf das bereits bestehende Ablagesystem aufsetzen konnte. Der ELO Business-Partner id-netsolutions GmbH stellte mit seinen Programmerweiterungen aus der docufied-Reihe genau die richtigen Lösungen für die Jenny AG zur Verfügung. Im Mai 2009 wurde das DMS im Unternehmen präsentiert und im September erfolgte die Entscheidung und Auftragserteilung. Bereits im Oktober desselben Jahres waren die neue Ablageorganisation und „das papierlose Büro“ bei Jenny erfolgreich umgesetzt.

 

Stetige Weiterentwicklung des DMS

Die Ablage erfolgt dank ELOoffice nur noch digital. Die gängigsten Scripte, die in ELOoffice benötigt werden, fasst „docufied® structures des ELO Business-Partners in einer einfachen Anwenderoberfläche zusammen. Damit wird die „strukturierte“ Ablage in ELOoffice optimiert. Ein Beispiel: Alle ausgehenden Dokumente werden mit „Kontaktbezug“ und „Vorgangsbezug“ abgelegt. Eingehende Dokumente werden gescannt und ebenfalls mit Kontakt- und Vorgangsbezug versehen. So entstehen digitale Akten für Marktpartner (Interessenten/Kunden/Lieferanten) und Vorgänge (Projekte). Die Verbindung zwischen CRM (hält die Kontaktdaten) und ERP (hält die Vorgangs- und Auftragsdaten) übernimmt docufied® structures via Datenbankabfrage (ODBC). Die Ablage über den automatischen Indexaufbau wird damit vereinfacht, d.h. das Original und 2 Referenzen werden in einem Arbeitsgang abgelegt (Chronologie der Belege sowie Kontaktbezug und Vorgangsbezug). Die Vorteile durch ELOoffice sind offensichtlich: ein optimierter Prozessablauf, ein ständiger Überblick über alle Dokumente, ein schneller Zugriff auf jedes Dokument über die Verschlagwortung – und das Papier-Dokumentenarchiv ist nicht mehr erforderlich. 2015 geht es bei der Jenny AG weiter: der Umstieg auf ELOprofessional steht an sowie weitere Automationsschritte in der Eingangsrechnungsbearbeitung.

IT-UMGEBUNG

BETRIEBSSYSTEM:
Windows 7, Windows Server 2008