BOFFERDING SICHERHEITSTECHNIK GMBH

Bofferding Sicherheitstechnik GmbH

Die Bofferding Sicherheitstechnik GmbH archiviert mit ELOoffice alle relevanten Geschäftsunterlagen und realisiert eine papierarme Ablage-Organisation. Weiterlesen

Unternehmensgröße

< 25 Mitarbeiter

Branchen

Handel

Land

Deutschland

Ein Projekt von

id-netsolutions GmbH

Ursprünglich war die Akzeptanz des zunächst in Eigenregie installierten DMS bei den Mitarbeitern aber nicht so hoch. Inzwischen schätzen jedoch alle den schnellen Zugriff auf die Informationen und die spürbaren Erleichterungen bei der täglichen Routinearbeit.

Lars Hirthe, Geschäftsführer

ANFORDERUNGEN & LÖSUNGEN

  • Archivierung/ Storage
  • Anbindungen an Drittsysteme
  • Belegerfassung/ Extraktion
  • E-Mail-Management
  • Import/ Export
  • Qualitätsmanagement
  • Rechnungsmanagement
  • Rechtskonforme Archivierung

ELO-MODULE & SCHNITTSTELLEN

Sonstige:

Materialwirtschaft METROPOLIS, Buchhaltungssoftware Syska EURO FIBU

DAS PROJEKT AUF EINEN BLICK

UNTERNEHMEN

Die Bofferding Sicherheitstechnik GmbH kümmert sich um alle Belange rund um den Schutz des persönlichen Besitzes. Hierzu bedarf es immer besserer und technisch hochwertigerer Vorkehrungen, denn Sicherheit ist heute schon lange keine Selbstverständlichkeit mehr.

DIE HERAUSFORDERUNG
  • Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
  • möglichst papierarme Ablage-Organisation
  • Unterstützung der anstehenden DIN-ISO Zertifizierung
DIE LÖSUNG
  • Schnittstelle von ELO zur Auftragsverwaltung und Materialwirtschaft METROPOLIS
  • kontaktbezoge Ablage aller Eingangsbelege (Schriftverkehr,Kundenunterlagen, Lieferscheine, etc.)
  • "virtuelle Kunden-Akten"
  • Schnittstelle zu David von Tobit.Software
  • Scannen der Belege inkl. Barcodeerkennung

 

DER NUTZEN

Ursprünglich war die Akzeptanz des zunächst in Eigenregie installierten DMS bei den Mitarbeitern nicht so hoch. Inzwischen schätzen jedoch alle den schnellen Zugriff auf die Informationen und die spürbaren Erleichterungen bei der täglichen Routinearbeit.

Die Bofferding Sicherheitstechnik GmbH kümmert sich um alle Belange rund um den Schutz des persönlichen Besitzes. Hierzu bedarf es immer besserer und technisch hochwertigerer Vorkehrungen, denn Sicherheit ist heute schon lange keine Selbstverständlichkeit mehr.  Sinngemäß gilt das auch für den Bereich des Dokumentenmanagements und der Archivierung, denn die Anforderungen an die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten steigen. Einfach und sicher sollte daher auch die Ablage aller relevanten Geschäftsunterlagen des Unternehmens sein. Neben einer möglichst papierarmen Ablage-Organisation ist es der Bofferding Sicherheitstechnik ebenfalls wichtig, die anstehende DIN-ISO Zertifizierung durch die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) zu unterstützen.

Der Sicherheitsexperte schaute sich um und entschloss sich sehr schnell für das DMS ELOoffice und letztendlich für die erfolgreiche Integration durch einen ELO Business-Partner, wie Lars Hirte, der Geschäftsführer der Bofferding Sicherheitstechnik erzählt: "Mir war von vorneherein klar, dass meine Anforderungen umsetzbar sind. Ursprünglich war die Akzeptanz des zunächst in Eigenregie installierten DMS bei den Mitarbeitern aber nicht so hoch. Inzwischen schätzen jedoch alle den schnellen Zugriff auf die Informationen und die spürbaren Erleichterungen bei der täglichen Routinearbeit. Das ist nicht zuletzt der professionell umgesetzten Integration und Schulung durch unseren ELO Business-Partner zu verdanken."

Auftragsunterlagen vorgangsbezogen im Blick

Das Unternehmen profitiert mit dem externen Dienstleister auch von praxisnahen Anwendungen, die der ELO Business-Partner auf Basis von ELOoffice entwickelt hat. Alle Eingangsbelege (Schriftverkehr, Kundenunterlagen, Lieferscheine, etc.) werden jetzt mit Hilfe einer solchen Anwendung kontaktbezogen in ELOoffice abgelegt. Wichtigstes Kriterium für die Ordnung der Belege ist die Auftragsnummer, die in der Auftragsverwaltung generiert wird. Dank der offenen Schnittstelle von ELO stehen in der Auftragsverwaltung und Materialwirtschaft METROPOLIS alle auftragsbezogenen Dokumente blitzschnell auf Abruf zur Verfügung: Ob bei Rückfrage zum Vorgang oder der Bitte um "vor Ort Leistung", meist verbunden mit dem Blick in die Unterlagen (Schlüsselbuch, Schließ-  oder Schaltpläne, Sicherheitsanlagentechnik), die Mitarbeiter sind jederzeit auskunftsfähig.

E-Mail-Archivierung

Für die Archivierung der E-Mail-Nachrichten wird die Schnittstelle des Business-Partners für David von Tobit.Software genutzt. Die benötigten Daten für eine "kontaktbezogene Ablage" in ELO werden über einen kundenspezifischen Datenbankview verfügbar gemacht. Als Ergebnis entstehen automatisch "virtuelle Kunden-Akten" mit der kompletten Kundenkorrespondenz des Unternehmens (inkl. Auftragsbezug)

ELOoffice in der Buchhaltung

Eingangsrechnungen werden mit eindeutigen Barcodes pro Mandant versehen. Der Barcode wird als "interne Belegnummer" (früher hätte man "Paginierstempel" dazu gesagt) in der Buchhaltungssoftware Syska EURO FIBU erfasst. Die Belege werden inkl. Barcodeerkennung gescannt und in ELOoffice archiviert und dann in der FIBU erfasst. Das ELOoffice-Modul "Tagesabschluss FIBU" liest die relevanten Informationen zur Verschlagwortung der Barcode-Belege aus der FIBU heraus und "verschiebt" die Belege im Archiv dann entsprechend der hinterlegten Konfiguration.

Datensicherheit versteht sich von selbst

Die relevanten Daten werden regelmäßig gesichert. In einem Unternehmen, das sich mit Einbruch- und Diebstahlschutz befasst, ist das natürlich eine Selbstverständlichkeit.

IT-UMGEBUNG

BETRIEBSSYSTEM:
Windows Server 2003, Windows 7

Email-Landschaft:
Tobit