ELOoffice FUNKTIONSÜBERSICHT

Mit einem Gesamtvolumen von 200 000 Dokumenten pro Archiv in maximal vier Archiven mit je 32 Archivebenen bietet ELOoffice für bis zu 10 Anwender pro Netzwerk umfangreiche Möglichkeiten.*

Wichtige Funktionen

Archiv

  • Schnelles Arbeiten mit den bekannten Ordnungsmechanismen (Archiv, Aktenschrank, Ordner, Register)
  • Voraussetzungen für die Archivierung Ihrer Dokumente gemäß den gesetzlichen Vorgaben
  • Langzeitarchivierung im TIFF- und PDF/A-Format
  • Dublettencheck zur Vermeidung mehrfach abgelegter Dokumente
  • Standard-Archivvorlage inkl. Rechnungseingang, Akten, Ablagemasken und Beispieldokumenten

Dokumentenanzeige

ELOoffice Suche

  • Schnelle Direktsuche
  • Individuell anpassbar durch unterschiedliche Such-/Filterfunktionen
  • Umfassende Volltextrecherche

E-Mail-Archivierung

ELOoffice Informationserfassung

Handhabung

  • Automatische Ablage
  • Bildverbesserung
  • Individuelle Scanprofile
  • Volltextrecherche
  • Microsoft Office, OpenOffice werden unterstützt
  • Standardisierte Schnittstelle
  • Unterschiedliche Such-/Filterfunktionen
  • Definition eigener Ablage- und Suchmasken
  • Automatische Verschlagwortung für eine schnelle Dokumentenablage
  • Synchronisieren mit mobilen Geräten
  • Mobiles Erfassen von Dokumenten

Teamarbeit

  • Übersichtliche Verwaltung unterschiedlicher Versionen eines Dokuments dank Check-In und Check-Out
  • Wiedervorlage-Funktion für termingesteuerte Projekte
  • Sichere Verwaltung der Versionshistorie beim Ändern von Dokumenten
  • Vergleichen unterschiedlicher Versionen eines Dokuments
  • Haftnotizen: Allgemeine / persönliche Haftnotiz
  • Sicheres Speichern und Verwalten elektronischer Signaturen (optional)

Sicherheit

* Bei Annahme von 10 Dokumenten, die täglich verarbeitet/archiviert werden: 365 Tage x 10 Dokumente = 3 650 Dok./Jahr. Somit würde ein Archiv mit 200 000 Dokumenten 54 Jahre lang ausreichen.