{"id":2737,"date":"2019-04-01T08:00:12","date_gmt":"2019-04-01T07:00:12","guid":{"rendered":"https:\/\/www.elooffice.com\/blog\/?p=2737"},"modified":"2020-09-02T14:17:53","modified_gmt":"2020-09-02T12:17:53","slug":"gobd-voraussetzungen-fuer-das-ersetzende-scannen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.elooffice.com\/blog\/gewusst-wie\/ablegen-und-verwalten\/gobd-voraussetzungen-fuer-das-ersetzende-scannen.html","title":{"rendered":"GoBD: Voraussetzungen f\u00fcr das ersetzende Scannen"},"content":{"rendered":"\n<p>Im Zeitalter der Digitalisierung werden Papierdokumente immer\n\u00f6fter eingescannt und die Scanprodukte zusammen mit origin\u00e4r digitalen Belegen\nan einem Ort abgelegt. Um sicherzustellen, dass das Finanzamt mit der\nVorgehensweise einverstanden ist, haben Sie einiges zu beachten. Die GoBD (<strong>G<\/strong>runds\u00e4tze zur <strong>o<\/strong>rdnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von <strong>B<\/strong>\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie\nzum <strong>D<\/strong>atenzugriff) regeln unter\nanderem das sogenannte \u201eersetzende Scannen\u201c. Das bedeutet: Papierdokumente\nd\u00fcrfen Sie unter bestimmten Voraussetzungen nach dem Scannen vernichten.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Folgende Punkte m\u00fcssen Sie unter anderem beim ersetzenden Scannen beachten: <\/h4>\n\n\n\n<ol><li>Nach dem Einscannen d\u00fcrfen Sie Papierdokumente vernichten, sofern nach au\u00dfersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften keine Aufbewahrung im Original vorgeschrieben ist (vgl. GoBD, Rz. 140). Weiterhin d\u00fcrfen keine allgemeinen oder technischen Gr\u00fcnde vorliegen, die einer Vernichtung der Papierdokumente entgegenstehen<strong>.<\/strong><\/li><\/br><li>Das Scanprodukt m\u00fcssen Sie u. a. auf Lesbarkeit und Vollst\u00e4ndigkeit \u00fcberpr\u00fcfen. Ist das Scanprodukt nicht lesbar, m\u00fcssen Sie das Original aufbewahren, um keine Probleme hinsichtlich der Anerkennung durch das Finanzamt zu bekommen.<\/li><\/br><li>Notariell beurkundete Vertr\u00e4ge d\u00fcrfen Sie nach dem ersetzenden Scannen nicht vernichten.<\/li><\/br><li>Folgende Unterlagen (z. B. Vollmachten) d\u00fcrfen Sie nicht vernichten, wenn\n<ul>\n<li>diese Rechte verk\u00f6rpern, zu deren Aus\u00fcbung der Besitz des Originals erforderlich ist,<\/li>\n<li>oder bei denen ein Herausgabeanspruch eines Dritten besteht<\/li>\n<li>oder die als Beweismittel vor Gericht nur im Original anerkannt werden.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li><\/br><li>Jahresabschl\u00fcsse (inkl. GuV-Rechnung) und Er\u00f6ffnungsbilanzen d\u00fcrfen Sie nicht vernichten. Zollbelege z\u00e4hlen im \u00dcbrigen auch dazu.<\/li><\/br><li>Das Verfahren des ersetzenden Scannens m\u00fcssen Sie dokumentieren. <\/br><\/br>Am besten erstellen Sie eine Organisationsanweisung, die unter anderem regelt,\n<ul>\n<li>wer scannen darf,<\/li>\n<li>zu welchem Zeitpunkt gescannt wird (z. B. beim Posteingang, w\u00e4hrend oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung),<\/li>\n<li>welches Schriftgut gescannt wird,<\/li>\n<li>ob eine bildliche oder inhaltliche \u00dcbereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,<\/li>\n<li>wie die Qualit\u00e4tskontrolle auf Lesbarkeit und Vollst\u00e4ndigkeit und<\/li>\n<li>wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.<\/li>\n<\/ul>\n<\/br>Diese Organisationsanweisungen m\u00fcssen in der Verfahrensdokumentation enthalten sein!\n<\/li><\/ol>\n\n\n\n<p>Sie haben weitere Fragen zum Thema GoBD und ersetzendes Scannen? Wir veranstalten regelm\u00e4\u00dfig kostenlose Webseminare rund um die Themen GoBD und ELOoffice. <br><a href=\"https:\/\/www.elooffice.com\/de-de\/akademie\/webseminare.html\">Hier<\/a> finden Sie die n\u00e4chsten Termine.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Im Zeitalter der Digitalisierung werden Papierdokumente immer \u00f6fter eingescannt und die Scanprodukte zusammen mit origin\u00e4r digitalen Belegen an einem Ort abgelegt. Um sicherzustellen, dass das Finanzamt mit der Vorgehensweise einverstanden ist, haben Sie einiges zu beachten. 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