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Erläuterung der Dublettenkontrolle in ELOoffice 8.0

ELOoffice 8.0 ist in der Lage, Objekte bei der Ablage daraufhin zu prüfen, ob sie bereits im Archiv abgelegt wurden. Die Identifizierung anhand eindeutiger Dateimerkmale erlaubt es, bei der Ablage bereits Dubletten zu vermeiden. Um diese Funktion zu aktivieren, die standardmäßig nicht eingeschaltet ist, gehen Sie bitte im Menü auf „Systemverwaltung – Optionen – Anzeige“ – dort kann die neue Dubletten-Kontrolle eingeschaltet werden.

Die Dublettenkontrolle bietet folgende Optionen:

  • Normale Dubletten-Prüfung (Dubletten-Prüfung): Es wird geprüft, ob das abzulegende Dokument im Archiv bereits vorhanden ist und im Falle der Feststellung eine Duplizität wird ein Abfragefenster angezeigt, in dem Sie die erneute Ablage bestätigen oder stattdessen den Archivierungsvorgang abbrechen können.
  • Immer „Trotzdem ablegen“ (Dubletten-Prüfung): Ist diese Option aktiviert, so wird das zu archivierende Dokument immer ins Archiv abgelegt – also selbst dann, wenn es bereits im Archiv vorhanden ist.
  • Immer „Referenz erzeugen“ (Dubletten-Prüfung): Wenn diese Option gewählt wurde, wird automatisch an der beabsichtigten Ablageposition eine Referenz auf das bereits im Archiv vorhandene Originaldokument erzeugt. Achtung: Beachten Sie unbedingt die Besonderheiten betreffend Referenzen und Originaldokumente, wie sie im Handbuch beschrieben werden.

Dubletten

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Datum: 10. Juli 2010
Kategorien: Ältere Versionen, Support-Blog
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