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GoBD: Voraussetzungen für das ersetzende Scannen

Im Zeitalter der Digitalisierung werden Papierdokumente immer öfter eingescannt und die Scanprodukte zusammen mit originär digitalen Belegen an einem Ort abgelegt. Um sicherzustellen, dass das Finanzamt mit der Vorgehensweise einverstanden ist, haben Sie einiges zu beachten. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln unter anderem das sogenannte „ersetzende Scannen“. Das bedeutet: Papierdokumente dürfen Sie unter bestimmten Voraussetzungen nach dem Scannen vernichten.

Folgende Punkte müssen Sie unter anderem beim ersetzenden Scannen beachten:

  1. Nach dem Einscannen dürfen Sie Papierdokumente vernichten, sofern nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften keine Aufbewahrung im Original vorgeschrieben ist (vgl. GoBD, Rz. 140). Weiterhin dürfen keine allgemeinen oder technischen Gründe vorliegen, die einer Vernichtung der Papierdokumente entgegenstehen.

  2. Das Scanprodukt müssen Sie u. a. auf Lesbarkeit und Vollständigkeit überprüfen. Ist das Scanprodukt nicht lesbar, müssen Sie das Original aufbewahren, um keine Probleme hinsichtlich der Anerkennung durch das Finanzamt zu bekommen.

  3. Notariell beurkundete Verträge dürfen Sie nach dem ersetzenden Scannen nicht vernichten.

  4. Folgende Unterlagen (z. B. Vollmachten) dürfen Sie nicht vernichten, wenn
    • diese Rechte verkörpern, zu deren Ausübung der Besitz des Originals erforderlich ist,
    • oder bei denen ein Herausgabeanspruch eines Dritten besteht
    • oder die als Beweismittel vor Gericht nur im Original anerkannt werden.

  5. Jahresabschlüsse (inkl. GuV-Rechnung) und Eröffnungsbilanzen dürfen Sie nicht vernichten. Zollbelege zählen im Übrigen auch dazu.

  6. Das Verfahren des ersetzenden Scannens müssen Sie dokumentieren.

    Am besten erstellen Sie eine Organisationsanweisung, die unter anderem regelt,
    • wer scannen darf,
    • zu welchem Zeitpunkt gescannt wird (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung),
    • welches Schriftgut gescannt wird,
    • ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
    • wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
    • wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.

    Diese Organisationsanweisungen müssen in der Verfahrensdokumentation enthalten sein!

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